TEMARIO 2

Excel

Funciones avanzadas:

¿Que es una Hoja de calculo?

Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes tipos de gráficas.

¿Que es la celda?

La celda de una hoja de cálculo visualmente es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos. Generalmente son de forma rectangular y se forman en la intersección de una fila y una columna, se les identifica con un nombre, como por ejemplo C4; C es el nombre de la columna y 4 el número de la fila.

Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

A continuacion se muestra el temario:

1.1.1. Porcentajes (descuentos, IVA e impuestos):

Supongamos que su compañía ha vendido 125.000 $ este trimestre, y tiene que averiguar qué porcentaje es 20.000 $ del total.

1. Para averiguarlo, divida 20.000 $ entre 125.000 $. Esta es la fórmula de la celda C2: =B2/A2. El resultado se muestra como 0,16 porque la celda C2 no tiene el formato como porcentaje.
   
2. Para aplicar formato a 0,16 como porcentaje, (lo que también eliminará el cero) en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Porcentaje.
   Si está usando Excel para la Web, haga clic en inicioExcel para la Webformato de número > porcentaje.
   
   Ahora vemos que 20.000 $ es el 16% de 125.000 $.
   

Una compañía vendió 485.000 $ en 2011 y 598.634 $ en 2012. ¿Cuál es el cambio del porcentaje entre los dos años?

1. En primer lugar, haga clic en la celda B3 para aplicar el formato de Porcentaje a la celda. En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Porcentaje.
   Si está usando Excel para la Web, haga clic en inicioExcel para la Webformato de número > porcentaje.
2. En la celda B3, divida las ventas del segundo año (598.634,00 $) por el primer año (485.000,00 $) y, a continuación, reste 1.
   

Para calcular el IVA de un producto o servicio determinado podemos seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar el precio del producto o servicio en una celda.
   
2. Ingresar la tasa del IVA en otra celda en forma de porcentaje.
3. Multiplicar el valor de las celdas anteriores para obtener el importe del IVA.
4. Para obtener el importe total deberás sumar las celdas que contienen el precio y el IVA.

Este es un ejemplo muy sencillo de cómo calcular el IVA en Excel, pero es muy común tener un listado de productos en una hoja de Excel y tener la necesidad de calcular el IVA para todos ellos.

El importe total es la cantidad total a pagar incluidos los impuestos. La base imponible es la cuantía sobre la cual se calcula el importe del tipo de IVA, es decir, el valor sin impuestos. O también, Se puede calcular con la herramienta buscar objetivo.

1.2. Referencias abolutas y relativas:

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos. Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.

REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila. Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

1.3. Funcion sumar si:

La función SUMAR.SI en Excel. La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

1.4. Funcion contar si:

La función CONTAR.SI de Excel permite contar cuantos valores que cumplen un criterio están presentes en una base de datos o rango de valores. Dicho de otra forma. La función CONTAR.SI cuentan los valores que se repiten en un rango de datos. Por ejemplo nos dice cuántas veces está el número 10 en el rango A1:A500.

1.5. Opcion buscar:

La función BUSCAR en Excel. La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

1.6. Funcion si:

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

1.7. Funcion "Si" y "No":

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Use la función NO, una de las funciones lógicas, cuando desee asegurarse de que un valor no es igual a otro.

Ejemplo

Ejemplos

Aquí se muestran algunos ejemplos generales del uso de NO por sí mismo y junto a las funciones SI, Y y O.

1.8. Funcion "Extraer":

La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

La función EXTRAE tiene 3 argumentos:

• Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
• Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
• Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN EXTRAE

Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:
   =EXTRAE(
2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
   =EXTRAE(A1,
3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4.
   =EXTRAE(A1,4
4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final:
   =EXTRAE(A1,4,9)

De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:

1.9. Funcion "Aleatorio":

La función ALEATORIO en Excel devuelve un número real aleatorio que será mayor a cero pero menor a uno. La función ALEATORIO no tiene argumentos por lo que será suficiente llamarla por su nombre seguido de paréntesis.

Es importante que recuerdes que la función ALEATORIO generará un nuevo número cada vez que se vuelvan a calcular las fórmulas de una hoja o cuando se pulse la tecla F9. En la siguiente animación podrás ver cómo al pulsar la tecla F9 repetidas veces puedo generar un nuevo número aleatorio en la celda D1:

1.10. Funcion "concatenar":

La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONCATENAR

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.

• Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
• Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

EJEMPLO DE LA FUNCIÓN CONCATENAR

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.

1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento:
   =CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto:
   =CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo espacio:
   =CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:
   =CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)

La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.

1.11. Funciones Ribonumericas:

No encontre datos. Im Sorry

2.0. Graficas avanzadas:

Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son una de las herramientas más potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes, análisis de datos, etc.

OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL

El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se entienda mejor que los números en sí mismos.
TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.

1 TIPOS DE GRÁFICOS: GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS

Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de una o varias series numéricas.

Columnas agrupadas

En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero a Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy fácilmente con el resto de los meses.

Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a año. En este caso hemos mantenido los mismos meses. 

Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la suma de dos series de valores.

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al 100% de manera que veamos, para cada mes, qué serie tiene mayor peso relativo sobre la categoría (mes).

Gráfico de barras

Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender de este gráfico y es que el último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en vez de al revés… pero gracias a Dios el orden del eje se puede cambiar mediante un par de clicks así que tampoco es un drama.

Gráfico de barras apiladas

El gráfico de barras apiladas también es muy útil, al igual que el de columnas apiladas. Es recomendable usarlo cuando el texto de las categorías es largo. Por ejemplo, se usa mucho con las respuestas a las preguntas de una encuesta. Yo, particularmente, también lo uso mucho cuando quiero mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último de los valores está en la parte inferior de la gráfica.

3.0. Tabla dinamica:

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.
Seleccione Insertar > Tabla dinámica.

1. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o rango.  
   
2. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.
3. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente y, después, seleccione la ubicación en la que quiera que aparezca la tabla dinámica.
4. Seleccione Aceptar.

4.0. Macros:
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. 
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.